O eSocial promete vir para garantir o cumprimento das leis ao pé da letra, o que, em meio à políticas empresariais que possibilitam acordos e flexibilidades, pode representar alterações profundas.
O eSocial ainda não entrou em vigor, mas é uma dor de cabeça para as empresas. As dúvidas sobre os pontos do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (nome oficial) são cada vez mais frequentes, principalmente no que diz respeito aos direitos dos trabalhadores.
Mesmo não tendo trazido novidades do ponto de vista da legislação trabalhista e previdenciária, e em fase de elaboração, as mudanças nas rotinas empresariais, em especial os setores de contabilidade e de recursos humanos, já são sentidas.
E não é para menos. O eSocial promete vir para garantir o cumprimento das leis ao pé da letra, o que, em meio à políticas empresariais que possibilitam acordos e flexibilidades, pode representar alterações profundas.
O JC Contabilidade selecionou algumas das dúvidas mais frequentes e ouviu especialistas na tentativa de tornar essa ferramenta mais acessível a todos.
Quem deve se adaptar
O eSocial é a escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas a todo e qualquer vínculo trabalhista. O projeto tem por objeto as informações relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício. Assim, todos os empregadores, sejam eles pessoas jurídicas ou físicas, devem adaptar-se à novidade. O contador Ricardo Kerkhoff, consultor na área de Tecnologia da Informação, adverte que todo o empregador tem as mesmas obrigações perante o sistema. “Contudo, as pessoas físicas, os MEIs (microempreendedores individuais) e os pequenos produtores rurais, em função de suas demandas, não necessitam de sistemas próprios para atenderem às obrigações do projeto. Eles podem realizá-las junto ao portal do eSocial na internet”, lembra.
Unificação das informações
O eSocial unifica as informações hoje prestadas em separado aos órgãos envolvidos: Ministério do Trabalho e Emprego, Receita Federal , Previdência Social, Caixa Econômica Federal e Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). A prestação uma única vez das informações tende a diminuir o número de divergências entre os dados repassados às instâncias e garantir agilidade no andamento dos processos. Antes mesmo da regulamentação do sistema, os empregadores podem reunir e adequar as informações da empresa e de seus colaboradores. É preciso ficar atento ao acúmulo de obrigações empresariais, como, por exemplo, a indicação se o empregado contratado utilizou recursos do FGTS e o tempo pelo qual o empregado ficará afastado de suas atividades em caso de acidentes ou doença.
Mudanças na vida do trabalhador
Um dos objetivos do eSocial é garantir que os direitos trabalhistas e previdenciários dos empregados sejam por eles usufruídos, define o auditor-fiscal do Ministério do Trabalho em Caxias do Sul, Vanius João de Araújo Corte. Os trabalhadores devem gozar de maior agilidade no processo de aposentadoria e passar a ter seus direitos previdenciários e trabalhistas mais respeitados. Segundo o auditor-fiscal do Trabalho, com o eSocial, todos os fatos importantes da vida laboral do trabalhador ficarão registrados e estarão disponíveis quando necessário, não precisando mais a busca dessas informações em arquivos das empresas. Ricardo Kerkhoff conta que “há rumores de que o Programa de Integração Social (PIS) será extinto e gradativamente substituído pelo CPF, porém nada oficial ainda”.
Mudanças na rotina das empresas
O sistema se aplica a todos os empregadores, independente do porte empresarial. As organizações e os contadores ganham, principalmente, com os ajustes nos processos internos, com a redução das obrigações acessórias - a partir da substituição de aproximadamente 40 eventos periódicos e não periódicos - e com o armazenamento de mais de 2 mil informações pelo governo. Os especialistas afirmam que não será mais possível manter a prática de aguardar até o final do mês, no fechamento da folha de pagamento, para trocar as informações entre os diversos setores da organização. “Com o eSocial deixará de ser necessário, por exemplo, o envio de Rais, Cageds, Dirf, CAT e outras informações, que estarão unificadas neste canal único”, explica o auditor-fiscal do Ministério do Trabalho em Caxias do Sul, Vanius João de Araújo Corte.
Atenção ao cronograma
A Receita Federal do Brasil (RFB) divulgou a alteração do período inicial, em março deste ano, para que as empresas de porte grande, médio e pequenos iniciem a adaptação ao sistema, tendo em vista a proteção das diversas integrações do sistema, como guias de recolhimento, substituição das obrigações atuais, unificação dos procedimentos. Com isso, segundo o cronograma, as empresas do Lucro Real devem iniciar a transmissão do eSocial a partir do mês de outubro de 2014, substituindo as guias de recolhimento a partir de janeiro de 2015. Todas as empresas menores passarão a ter que informar o eSocial apenas em janeiro do ano que vem. Contudo, pesquisa da Wolters Kluwer Prosoft estima que 39% das empresas contábeis brasileiras sequer começaram a desenvolver estudos e estratégias para adaptar-se à nova realidade.]
Fiscalização e autuações
A fiscalização e as autuações envolvendo o eSocial merecem atenção redobrada. “É fundamental conduzir o empresário para o entendimento de que, legalmente, todo e qualquer projeto do Sped tem caráter declaratório e, portanto, de confissão”, alerta o contador Ricardo Kerkhoff. Para ele, somente isso acaba por abreviar pelo menos duas etapas dos processos de fiscalização tais como conhecemos hoje: intimação para comprovação e prazo para se adequar. Esses dois processos serão extintos, uma vez que os órgãos responsáveis já irão dispor das informações fornecidas pelo eSocial. Tudo indica que, ao apresentar os dados, o próprio sistema fará o cruzamento e, caso haja divergência e intimação, as acusará. Posteriormente, em caso de abertura de processo administrativo ou judicial, os trâmites continuam sendo os mesmos.
Férias e banco de horas
A exigência de mais transparência no que diz respeito às férias do trabalhador pode assustar, mas, novamente, o eSocial não traz alterações na legislação, apenas cobra sua aplicação na íntegra.
O direito do trabalhador de gozar de um período de 30 dias de férias anuais não será modificado.
As empresas devem respeitar a obrigatoriedade de enviar a comunicação prévia do aviso de férias 30 dias antes da data de concessão.
Será impossível negociar o pagamento de mais de 10 dias do período.
O parcelamento dos dias de descanso será permitido apenas em casos excepcionais, como já previa o artigo 134 da Consolidação da Legislação Trabalhista (CLT).
Com isso, a divisão dos 30 dias em dois ou mais períodos durante o ano indiscriminadamente, prática corriqueira entre empregadores e empregados, está com os dias contados.
Conforme o contador Ricardo Kerkhoff, o impacto nas férias dos trabalhadores é mais cultural do que legal. “No meu entendimento, preciso concordar que se trata de uma espécie de ‘mau-legado’ em termos de procedimentos”, admite Kerkhoff.
As empresas devem ficar atentas ao informar as férias já concedidas ao empregado dentro do programa do eSocial. “Na fase cadastral do projeto, prevista para o registro e complementação das informações relativas às movimentações de folha, será possível a comunicação desses dados. Após, não mais, conforme prevê a legislação em vigor, que não é efetivamente respeitada”, diz Kerkhoff.
O uso de banco de horas continua sendo permitido, sendo que é preciso especial atenção aos acordos coletivos e de sindicatos, pois não são todas as categorias funcionais que têm possibilidade de utilização da ferramenta.
É possível a movimentação de saldos, compensações e pagamentos de horas extras provenientes de banco de horas, segundo o Manual do eSocial versão 1.1, de janeiro de 2014. Os eventos que possibilitam os controles e movimentações de banco de horas podem ser verificados na Tabela 3 do manual, campos 1004, 9906 e 9907, entre outros.
Medicina do Trabalho
No que tange às resoluções de Segurança e Medicina do Trabalho, a mudança será a implementação de procedimentos e controles que permitam maior fiscalização sobre as empresas de que a legislação vigente seja atendida. Empresas e instituições que contemplam empregados deverão elaborar e implantar o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (Pcmso) com objetivo de promover e preservar a saúde da equipe.
O auditor-fiscal do Ministério do Trabalho em Caxias do Sul, Vanius João de Araújo Corte, enfatiza que as organizações permanecem obrigadas a submeter os empregados aos exames previstos no Pcmso e a emitir os atestados de saúde ocupacional (ASO), a manter o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais e a fornecer os equipamentos de proteção individual. “A única diferença é que elas terão que prestar essas informações no eSocial, não mais bastando o controle interno”, destaca. O contador Sérgio Cardeal, especializado em empregadores domésticos, adverte que, pelo menos por enquanto, a categoria não tem de cumprir obrigações médicas, o que pode vir a mudar no futuro.
O contador Ricardo Kerkhoff informa que o atestado de saúde ocupacional deverá ser realizado nos seguintes casos:
- Admissional: Deverá ser realizada antes que o trabalhador assuma suas atividades;
- Periódico: De acordo com os intervalos previsto pela NR 7;
- Retorno ao Trabalho: Obrigatoriamente no primeiro dia da volta ao trabalho de trabalhador ausente por período igual ou superior a 30 dias por motivo de doença ou acidente, de natureza ocupacional ou não, ou parto;
- Mudança de Função: Obrigatoriamente realizada antes da data da mudança de função, posto de trabalho ou de setor que implique a exposição de agentes nocivos diferente daquele a que estava exposto antes da mudança;
- Demissional: Obrigatoriamente desde que o último exame médico ocupacional tenha sido realizado há mais de 135 dias para as empresas de grau de risco 1 e 2 ou 90 dias para as empresas de grau de risco 3 e 4.
Em todos os tipos de exame ocupacional, será obrigatório o registro no eSocial, através do evento atestado de saúde ocupacional S-2280, com o detalhamento do médico responsável, número do registro (CRM), exames realizados etc.
